Manuelle oder automatisierte Verwaltung von Berufskleidung im Gesundheitswesen

In vielen Pflege- und Gesundheitseinrichtungen wird die Ausgabe von Berufskleidung noch manuell organisiert: über einen Schalter, einen Kleiderschrank mit oder ohne Registrierung und manchmal eine Excel-Übersicht, die vom Facility-Management geführt wird. Es funktioniert, verursacht aber auch bekannte Engpässe. Was ändert sich, wenn Sie auf eine automatisierte Kleiderausgabe umstellen? Und wo liegen die Abwägungen?

In diesem Artikel stellen wir die beiden Ansätze nebeneinander, speziell für den Gesundheitssektor.

Wie funktioniert die manuelle Kleiderausgabe in der Praxis?

Bei der manuellen Ausgabe holt sich ein Mitarbeiter die Berufskleidung in einer zentralen Kleiderkammer oder an einem Schalter ab. Manchmal erfasst ein Mitarbeiter des Facility-Managements oder der Wäscherei die Ausgabe auf Papier oder in einer Tabelle, oft aber gar nicht. Rückgabekleidung wird an einer Sammelstelle abgegeben und geht als Bulk zurück an die Wäscherei.

Dieses System ist einfach einzurichten und erfordert wenig technische Investitionen. Für kleine Abteilungen oder Standorte mit begrenzten Kleiderströmen kann es ausreichen. Doch je größer die Organisation wird, desto mehr nehmen die Einschränkungen zu.

Typische Engpässe bei der manuellen Ausgabe im Gesundheitswesen:

• Mitarbeiter erhalten nicht immer die richtige Größe oder das richtige Kleiderpaket, besonders bei wechselnden Schichten und Pool-Kleidung.
• Es gibt keine aktuelle Übersicht darüber, welche Kleidung bei wem im Umlauf ist, was zu Diskussionen über Fehlbestände oder den Nachkauf fehlender Artikel führt.
• Die Kosten steigen enorm, und niemand weiß, warum das Budget immer wieder überschritten wird, während das Problem der Fehlbestände bestehen bleibt.
• Der (externen) Wäscherei wird die Schuld gegeben, doch sie widerspricht, weil sie zurückliefert, was angeliefert wurde.
• Die Verwaltung ist fehleranfällig und zeitaufwendig, während die Informationen oft nicht direkt für das Reporting verfügbar sind.
• Bei einer Rund-um-die-Uhr-Besetzung ist die Kleiderkammer nicht immer besetzt, sodass Mitarbeiter warten oder selbst suchen müssen.
• Hygieneprotokolle erfordern eine nachweisbare Rotation, doch ohne Registrierung ist das schwer zu gewährleisten.

Was ändert sich bei der automatisierten Kleiderausgabe?

Bei der automatisierten Ausgabe identifiziert sich der Mitarbeiter (zum Beispiel mit einem Ausweis) und erhält Kleidung über ein Ausgabesystem. Das System erfasst automatisch, was ausgegeben und zurückgenommen wird. Je nach Konfiguration kann das System Größe, Rolle, Abteilung und individuelle Berechtigungen berücksichtigen.

Was die automatisierte Ausgabe ermöglicht (je nach Konfiguration):

• Jede Ausgabe und Rücknahme wird erfasst, sodass jederzeit Einblick in die im Umlauf befindliche Kleidung besteht.
• Größen und Berechtigungen werden zentral verwaltet, sodass Mitarbeiter das richtige Paket erhalten.
• Self-Service ist möglich: Mitarbeiter können rund um die Uhr Kleidung abholen und zurückgeben, auch außerhalb der Bürozeiten.
• Das Reporting über Verbrauch, Fehlbestände, Verlust und Rotation ist direkt verfügbar, was bei Audits und interner Rechenschaft hilft.
• Die manuelle Registrierung entfällt weitgehend, sodass sich die Facility-Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Die Abwägung: Wann ist Automatisierung sinnvoll?

Die Umstellung auf eine automatisierte Berufskleidungsverwaltung ist nicht in jeder Situation die naheliegende Wahl. Die Abwägung hängt von mehreren Faktoren ab.

Automatisierung kann insbesondere dann einen Mehrwert bieten, wenn:

• Die Zahl der Mitarbeiter und Kleiderbewegungen erheblich ist (denken Sie an Krankenhäuser, Pflegeheime, Rehabilitationszentren).
• Eine Rund-um-die-Uhr-Besetzung besteht, bei der die Kleiderkammer nicht durchgehend besetzt werden kann.
• Hygieneprotokolle eine nachweisbare Registrierung erfordern.
• Es regelmäßig Diskussionen über Kleiderverluste oder unzureichende Verfügbarkeit gibt.
• Die Organisation den Verbrauch je Abteilung, Funktion oder Standort steuern möchte.

Die manuelle Ausgabe kann ausreichen, wenn:

• Die Zahl der Mitarbeiter begrenzt ist und der Kleiderstrom überschaubar bleibt.
• Es keine strengen Registrierungsanforderungen aus Hygieneprotokollen gibt.
• Die Organisation kein detailliertes Reporting über die Kleidernutzung benötigt.
• Die Nutzer der Kleidung aufeinander achten und kein Hamsterverhalten zeigen.

Häufige Bedenken bei der Umstellung

Gesundheitseinrichtungen, die eine Automatisierung der Kleiderausgabe erwägen, haben oft ähnliche Fragen.

„Passt das in unsere bestehenden Räumlichkeiten?“

Ausgabesysteme gibt es in verschiedenen Formen und Größen. Kompakte Lösungen können nah am Arbeitsbereich aufgestellt werden, zum Beispiel in oder in der Nähe von Umkleideräumen. Die Einrichtung wird auf den verfügbaren Raum und den gewünschten Ablauf abgestimmt.

„Wie fügt sich das mit unserer Wäscherei und den bestehenden Systemen zusammen?“

Ein automatisiertes Ausgabesystem kann mit der Wäscherei, mit HR-Systemen oder mit Ausweissystemen verknüpft werden. Die genaue Integration hängt von der bestehenden IT-Umgebung und dem gewünschten Datenfluss ab. Dies wird bei der Implementierung erfasst.

„Akzeptieren die Mitarbeiter das?“

In der Praxis ist die Hürde niedrig: Ausweis scannen, Kleidung nehmen, fertig. Die meisten Mitarbeiter empfinden es als Verbesserung gegenüber dem Warten an einem Schalter oder dem Suchen in einem Schrank. Es ist immer Kleidung verfügbar, weil der Prozess kontrollierbar und steuerbar ist.

Nicht nur Technik, sondern auch Prozessvereinbarungen

Ein wichtiger Aspekt: Automatisierung funktioniert, wenn sie zum Betrieb passt. Das beginnt nicht bei der Technik, sondern beim Prozess. Welche Kleidung wird ausgegeben? An wen, auf Grundlage welcher Berechtigungen? Wie wird mit Ausnahmen, Änderungen und neuen Mitarbeitern umgegangen?

Eine gute Implementierung beginnt daher immer mit der Erfassung des Prozesses und des Ziels, gefolgt von der Einrichtung von Hardware, Kennzeichnungsstrategie, Datendefinitionen und Integrationen.

Fazit

Die manuelle Kleiderausgabe ist in kleinen, überschaubaren Situationen praktikabel. Doch für Gesundheitseinrichtungen mit erheblichen Kleiderströmen, Rund-um-die-Uhr-Besetzung und Anforderungen an die Hygieneregistrierung kann eine automatisierte Berufskleidungsverwaltung zu mehr Kontrolle, weniger Diskussionen und besserer Verfügbarkeit beitragen.

Die Wahl hängt von der jeweiligen Situation ab: Umfang, Prozesse, Registrierungsanforderungen und verfügbarer Raum. Ein guter Ausgangspunkt ist es zu erfassen, wo die aktuellen Engpässe liegen und was Registrierung und Automatisierung konkret bringen würden.

Möchten Sie erkunden, was die automatisierte Kleiderausgabe für Ihre Gesundheitseinrichtung bedeuten kann? Nehmen Sie Kontakt mit LCT-Textilligence auf für ein unverbindliches Orientierungsgespräch.